一份詳細的展會策劃包含的十一項內(nèi)容
展會策劃是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準備階段涉及到的所有文本文案。展會策劃書是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法,它是對各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
展會策劃的寫作要求:
內(nèi)容一:展會名稱
展會策劃的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容:基本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第25屆華夏園丁大聯(lián)歡”,如果按上述三個內(nèi)容對號入座,則基本部分是“聯(lián)歡”,限定部分是“華夏”和“第25屆”,行業(yè)標識是“園丁”。
內(nèi)容二:展會地點
展會策劃選擇展會的舉辦地點,要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。
內(nèi)容三:辦展機構(gòu)
展會策劃機構(gòu)是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。一個展覽會的展會策劃機構(gòu)一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
內(nèi)容四:辦展時間
辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
內(nèi)容五:展品范圍
展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展會的定位,展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè),或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類。
內(nèi)容六:辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,或者是不定期舉行。
內(nèi)容七:展會規(guī)模
展會規(guī)模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少,二是參展單位的數(shù)量是多少,三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時,對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會規(guī)模時,要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。
內(nèi)容八:展會定位
通俗地講,展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”,具體地說,展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況。 展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。
內(nèi)容九:展會價格和展會初步預(yù)算
展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展會時,要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格,這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
內(nèi)容十:人員分工、招展、招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃,這四個計劃在具體實施時會互相影響。
內(nèi)容十一:展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排。現(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進行有效管理的各種計劃安排。展會相關(guān)活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的計劃安排。
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